Giriş;

Bilindiği gibi, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanununun 4/a maddesi kapsamında sigortalı çalıştıran işverenlerin, gerek aynı Kanunun 86 ncı maddesinin birinci fıkrası ve gerekse Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102 nci maddesinin (1) inci fıkrası uyarınca her ay aylık prim ve hizmet belgesi düzenleyerek bu belgeyi en geç ertesi ayın 23 üne kadar internet ortamında Sosyal Güvenlik Kurumuna göndermeleri gerekmektedir.

Sözü geçen sigortalıların ücretsiz izin, devamsızlık, tutukluluk halleri gibi çeşitli nedenlerle ay içinde 30 günden az çalışmaları durumunda, bu durumlarının Kuruma  beyan edilmesi gerekmektedir.

Uygulamaya ilişkin yasal mevzuat:

5510 sayılı Kanunun 86 ncı maddesinin;

Dördüncü fıkrasında, “Ay içinde bazı işgünlerinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların, otuz günden az çalıştıklarını ispatlayan belgelerin işverence ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesine eklenmesi şarttır. (Değişik ikinci cümle: 13/2/2011-6111/40 md.) Kurumca belirlenen işyerlerinde bu şart aranmaz.”   

            Beşinci fıkrasında da, “Sigortalıların otuz günden az çalıştığını gösteren bilgi ve belgelerin aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde Kuruma verilmemesi veya verilen bilgi ve belgelerin Kurumca geçerli sayılmaması halinde, otuz günden az bildirilen sürelere ait aylık prim ve hizmet belgesi Kurumca re’sen düzenlenir ve muhteviyatı primler, bu Kanun hükümlerine göre tahsil olunur.”

Hükümleri yer almıştır.

Uygulamada göz önünde tutulması gereken hususlar:

Yukarıda belirtilen hükümler uyarınca, aylık prim ve hizmet belgeleri düzenlenirken, çeşitli nedenlerle ay içinde 30 günden az çalışan sigortalıların eksik çalışmalarının mutlaka geçerli belgelerle kanıtlanarak bu belgelerin “Ek-10 Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu”  ekinde işyerinin işlem gördüğü SGK’nın ilgili Müdürlüğüne elden veya PTT yoluyla taahhütlü ya da iadeli taahhütlü olarak gönderilmesi gerekmektedir. (Bu belgelerin Kuruma elektronik ortamda gönderilmesi mümkün bulunmadığından kağıt ortamında düzenlenmesi icap etmektedir)

Eksik günlere ilişkin belgelerin “Ek-10 Sigortalıların Eksik Gün Bildirim Formu” ekinde aylık prim ve hizmet belgelerinin en son gönderilmesi gereken ayın 23 üne kadar Kuruma intikali veya PTT yoluyla gönderilmesi esas olmakla birlikte, kimi zaman bu belgelerin yukarıda belirtilen sürede gönderilemediğine de rastlanılmaktadır.

Burada işverenlere şu iki hususu hatırlatmamızda yarar var:

1- Eksik günleri kanıtlayan belgelerden her zaman düzenlenmesi mümkün olanlar (örneğin ücretsiz izin belgeleri, puantaj kayıtları vb) mutlaka süresinde verilmelidir,

2- Eksik günlere ilişkin belgelerin verilmemesi halinde işyeri kayıtları incelenmeden ve işverene bu belgelerin verilmesi hususunda yazılı bir tebligat yapılmadan, eksik günlere isabet eden gün ve kazançlara ilişkin ek nitelikteki “Aylık prim ve hizmet belgesi” Kurum tarafından re’sen düzenlenecektir. Başka bir anlatımla, prim tahakkuku Kurumca re’sen yapılacaktır.)

Diğer taraftan, yasal sürede gönderilmesi unutulan söz konusu belgelerden geriye yönelik olarak her zaman düzenlenmesi mümkün olmayanlarının (örneğin resmi sağlık tesislerince verilen istirahat raporu, tutukluluğu kanıtlayan belge vb) re’sen tahakkuk ettirilen prim borcunun tebellüğ edildiği tarihten itibaren bir aylık itiraz süresi içinde Kuruma gönderilmesi durumunda, bunların sıhhatinden şüphe duyulmamak kaydıyla Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 102 nci maddesinin (13) üncü fıkrası uyarınca işleme konulması gerektiğinden, re’sen tahakkuk işleminin, sonradan ibraz edilen bu belgelere göre iptal edilmesi veya gerekiyorsa düzeltilmesi gerekmektedir.

Öte yandan, “EK:10 Bilgi Formu”na kaydedilen sigortalılarla ilgili eksik günleri kanıtlayan belgelerin Sosyal Güvenlik Kurumuna zamanında verilmesine rağmen, bu belgelerin ilgili servise intikali veya arşivlenmesi sırasında bazen bir kısmının kaybolması nedeniyle Kurumla sonradan ihtilaf yaşandığına sıkça rastlanabilmektedir.

Bu nedenle, bu tür ihtilaflarla karşılaşılmaması, dolayısıyla belgelerin tümünün zamanında eksiksiz verilmiş olduğunu kanıtlayabilmek için söz konusu forma; sigortalıların Sosyal güvenlik sicil numaraları (TC kimlik numaraları) isimleri, eksik gün ve kazançları, eksik gün bildirilme nedenleri eksiksiz yazılması, ayrıca alt bölümünde yer alan  SGK’nın ilgili Müdürlüğünce teslim alındığına ilişkin kısma, belgelerin adedi ile teslim alınan tarihin mutlaka yazılmış olmasına özen gösterilmesi gerekmektedir.

Bu uygulamada Kurumca verilmesi gereken idari para cezasının miktarlarına gelince;

Bilindiği gibi, 5510 sayılı Kanunda öngörülen yükümlülüklerin süresinde yerine getirilmemesi halinde, uygulanması gereken idari para cezalarının miktarları aynı Kanunun 102 nci maddesinde açıklanmıştır.

Buna göre,  eksik günlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin Kurum tarafından re’sen düzenlenmesi halinde uygulanacak cezanın tutarı, aylık asgari ücretin iki katını geçmemek kaydıyla düzenlenen ek belgede kayıtlı sigortalı sayısı başına aylık asgari ücretin yarısıdır.

Örneğin, 2012/Ekim ayında 25 sigortalının çalıştığı bir işyerinde 10 gün ücretsiz izin alan 5 sigortalının ücretsiz izinlerine ilişkin belgelerinin Kuruma zamanında intikal ettirilmemesi nedeniyle söz konusu ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesinin Kurum tarafından düzenlenmesi durumunda,

Fiilin işlendiği 23.11.2012 günündeki aylık asgari ücret: 940,50 TL

            940,50 : 2  =  470,30 TL X  5 sigortalı = 2.351,50  TL (bu tutar aylık asgari ücretin iki katı olan 1.881,00 TL yi aşamayacağından, uygulanması gereken idari para cezasının tutarı 1.881,00 TL olacaktır.)

 İşyerinde çalışan sigortalı sayısının önemi;

Eksik gün uygulaması evvelce tüm işyerleri için başlatılmış olmakla birlikte, daha sonra özel sektörde toplu iş sözleşmesine tabi işyerleri ile 30’dan çok sigortalı çalıştıran işyerleri için eksik günleri kanıtlayan belgelerin Kuruma ibraz zorunluluğu kaldırılmış, bu işyerlerince eksik günlerin sadece aylık prim ve hizmet belgelerine kaydedilmesi ile yetinilmesi esası getirilmiştir.(Bu sayı 30 iken 21-08-2013 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmelik değişikliği ile 10 olarak belirlenmiştir)

30’ un altında sigortalı çalıştırılan işyerlerinin ise, eksik günleri kanıtlayan belgeleri daha önce olduğu gibi kağıt ortamında ve EK:10 bilgi formu ekinde Kuruma vermeye devam zorunluluğu bulunmaktadır.   

Öte yandan, 30 ve üzerinde sigortalı çalıştırılıp çalıştırılmadığının tespiti sırasında, ay içinde hizmet akdi devam eden sigortalılarla birlikte;

• -Alt işverenler tarafından çalıştırılan sigortalılar,
• -Ay içinde çeşitli nedenlerle çalışması olmayan sıfır gün ve sıfır kazançlı sigortalılar,
• -Ay içinde işe giren ve işten ayrılan sigortalılar

da hesaplamaya dahil edilecektir.

Örneğin, (X) Anonim Şirketi’ne ait işyerinde 2012/Eylül ayında,

Asıl işverenin                : 20,

(1)   No’lu alt işverenin :  10  ve

(2)    No’lu alt işverenin :  8 sigortalı

istihdam etmesi halinde, bahse konu işyerinde çalıştırılan sigortalı sayısının toplamda 30’un üzerinde olması nedeniyle, gerek asıl işverenin, gerekse 1 ve 2 No’ lu alt işverenlerin 2012/Eylül ayında ay içinde bazı iş günlerinde çalışmayan sigortalılarına ilişkin Ek-10 Bildirim Formu ve eki belgelerini SGK’ya vermeleri  gerekmemektedir.

Belgelerin saklanması;

Sosyal Güvenlik Kurumunun prim alacakları, ödeme süresinin dolduğu tarihi takip eden takvim yılı başından itibaren on yıllık zamanaşımına tabidir. 85510/93. md)

Diğer taraftan, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliğinin 107 nci maddesinin (a) fıkrasında da belirtildiği gibi, gerek işverenlerin, gerekse alt işverenlerin, işyeri ile ilgili tüm defter ve belgelerini, istenilmesi halinde Kurumun denetim elemanlarına göstermek üzere ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle saklamaları gerekmektedir.

Bu bakımdan, eksik gün uygulamasında re’sen prim tahakkukunun da söz konusu olabileceği ve ayrıca Yönetmelikte yer alan özel hüküm nedeniyle  30’ un üzerinde veya altında sigortalı çalıştıran işverenlerin, çalıştırdıkları sigortalıların eksik gün durumlarını kanıtlayan belgelerini ilgili olduğu yılı takip eden yıl başından başlamak üzere 10 yıl süreyle saklamaları gerekmektedir.(Bu sayı 30 iken 21-08-2013 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan yönetmelik değişikliği ile 10 olarak belirlenmiştir)

 

ŞUBAT AYI İÇİN EKSİK GÜN BİLDİRİMİ NASIL YAPILIR?

Şubat ayındaki prim gün sayıları hep sorun olmuştur. Şubat ayında işe girenlerde veya çeşitli nedenlerle şubat ayında eksik günü olanların SSK gün sayısının nasıl hesaplanacağı kafaların karışmasına neden olmaktadır. Konu ile ilgili olarak "Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin Sosyal Güvenlik Kurumuna Verilmesine ve Primlerin Ödenme Sürelerine Dair Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ"de durum açıklağa kavuşturulmuştur.

İşverenlerin, Sosyal Güvenlik Kurumuna çalışanları için 30 gün pirim bildirmeleri esastır. Şubat ayı 28 gün olmasına rağmen prim bildirimleri yine 30 gün üzerinden ödenir, bu 31 gün çeken aylar için de aynıdır.

Şubat ayının istisnası çalışanın o ay eksik günle çalışmasıdır. Örneğin; Şubat ayında bir çalışan 2 gün istirahat raporu aldıysa prim bildirimi o ay 26 gün olarak yapılır ve çalışanın 2 gün istirahat kullandığı bildirilir.

Sosyal sigorta mevzuatı açısından aylar kaç gün sürdüklerine bakılmaksızın (28, 29, 30, 31) 30 gün olarak dikkate alınmaktadır. Herhangi bir ayda eksik çalışması bulunmayan bir sigortalı için ilgili ayın kaç gün sürdüğüne bakılmaksızın 30 gün üzerinden sigorta bildirimi yapılmaktadır. Bu durum Şubat ayı için de aynen geçerlidir.

Öte yandan; ilgili ayda eksik çalışması bulunan sigortalının prim günü sayısı, çalıştığı gün sayısına bakılarak belirlenmektedir. Söz gelimi; Şubat ayında "3" gün raporlu bulunan bir sigortalı, Şubat ayı 28 gün sürdüğü için 25 gün çalışmış olacaktır. Bu sigortalının prim günü sayısı, eksik gün sayısı 30'dan çıkarılarak değil, çalıştığı gün sayısına bakılarak bildirilecektir. Bu örnek için sigortalının prim günü 25 olacaktır.

Yasal düzenlemeler kapsamında; gerek sosyal sigorta uygulamaları, gerekse ücret hesaplamaları açısından, tüm aylar kaç gün sürdüklerine bakılmaksızın 30 gün olarak dikkate alınmaktadır. Düzenleme gereği, şubat ayında tam olarak çalışan bir işçiye, 30 günlük ücreti ödenmektedir.

Eksik günlerle çalışma, iş sözleşmesinde çalışma gününün 30 günden az belirlenmiş olması, istirahat, ücretsiz izin kullanma ve gözaltına alınma gibi durumlarda olabilmektedir.

ŞUBAT AYI SONUNDA İŞTEN AYRILAN İŞÇİYE, ŞUBAT AYI İÇİN KAÇ GÜNLÜK ÜCRET ÖDENMELİDİR?

Yasal düzenlemeler kapsamında; gerek sosyal sigorta uygulamaları, gerekse ücret hesaplamaları açısından, tüm aylar kaç gün sürdüklerine bakılmaksızın 30 gün olarak dikkate alınmaktadır. Düzenleme gereği, şubat ayında tam olarak çalışan bir işçiye, 30 günlük ücreti ödenmektedir.

ŞUBAT AYI ORTASINDA İŞE BAŞLAYAN İŞÇİNİN ŞUBAT AYI İÇİN KAÇ GÜNLÜK ÜCRET ÖDENMELİDİR?

İşe girişlerde prim gün sayısı, takvim gün sayısına göre yapılmaktadır. Bu durumda işe girdiği gün itibari ile ay sonuna kadar olan günler tek tek sayılarak prim gün sayısı belirlenir. Örneğin 16 şubatta işe girişi gerçekleştirilen bir personelin Şubat ayı için prim gün sayısı 13 olacaktır.

ŞUBAT AYI ORTASINDA İŞTEN AYRILAN İŞÇİYE, ŞUBAT AYI İÇİN KAÇ GÜNLÜK ÜCRET ÖDENMELİDİR?

İşten ayrılışlarda yine aynı şekilde prim gün sayısı takvim gün sayısına göre yapılmaktadır. Kaç gün çalışıldı ise o kadar prim günü belirlenir. Örneğin Şubat ayının 16’sında işten ayrılan bir kişinin prim gün sayısı 16 olacaktır.