Makaleler

KASA HESABININ DENETİMİ

I – GİRİŞ

İşletmelerin en önemli hesap kalemi kuşkusuz kasa hesabıdır. Kasa işletmelerin Türk Lirası ve yabancı paralarının kaydedildiği bir hesaptır. Bu hesabın borç bakiyesi işletmenin o anki likit durumunu göstermektedir. İşletmelerin bilançolarının aktif tarafı hesapların likitide esasına göre sıralanır. Bu sıralamanın başında kasa hesabı gelmektedir. 

İşletmelerde meydana gelen ekonomik faaliyetin büyük çoğunluğu kasa hesabıyla ilgilidir. Bundan dolayı kasa hesabının denetimi çok önemlidir.

Ticari işlemlerin büyük çoğunluğu kasa hesabıyla ya doğrudan yada dolaylı olarak ilgilidir. Satılan yada satınalınan varlıkların ödenen giderlerin sonuçları bir şekilde kasaya yansır. Kasa hileli işlemlerle en çok karşı karşıya kalınan kaynaklardan biridir. Kasa hesabında bir hata bulunuyorsa diğer hesaplarda da hata olduğu kuşkusuzdur.

II – İÇ KONTROL

Kasanın iç kontrolü kasanın korunması izinsiz ödemelerin yapılmaması ve kontrol sorumluluğunun bir kişiye verilmesi önlemlerini kapsar.

İşletmede iyi bir iç kontrol sisteminin kurulmuş olması, kasa hesabının denetim sonuçları ile ortaya çıkar. İç kontrol sistemi güçlü olan işletmelerin kasa hesaplarında hile yapılma olasılığı çok düşüktür.

İç kontrol sisteminin olup olmadığının, varsa nasıl olduğunun saptanması için aşağıdaki soruların cevaplandırılması ve bu soruların  cevaplarının değerlendirilmesi gerekmektedir.

1 – Avans sistemi kullanılıyor mu?

2 – Kasanın sorumlusu belli mi?

3 – Kasada kullanılan makbuzların;

a)      Baskı makinasıylamı numaralandırılmış ?

b)      Her türlü ödeme için makbuz veriliyor mu?

c)      Tutarlar rakamla ve yazıylamı doldurulmaktadır?

d)     Parayı alan kişi tarafından mı imzalanmaktadır?

e)      Sorumlu bir kişi tarafından  onaylanmaktamıdır?

f)       Destekleyici belgeler eklenmektemidir?

g)      Destekleyici belgeler asılmıdır ?

4 – Kasadan ödemeyi yapan kişi aynı zamanda tahsilatta yapmaktamıdır?

5 – Kasadan ödeme yapan yada tahsilatları yapan kişi yada kişiler genel muhasebe kayıtlarınıda

       yapıyormu?

6 – Kasaya iade yapıldığında makbuzlar içte denetleniyormu?

7 – Kasada her zaman yeterli düzeyde para bulunuyormu?

8 – Gün sonunda kasa fiili olarak sayılıyormu?

Yukarıda sorulan bu soruları artırmak mümkündür. Bu sorulara verilen yanıtlar doğrultusunda iyi bir iç kontrol sisteminin kurulmuş olması bu hesapta hile yapılmacağı allamına gelmez. Sadece yapacağımız denetim planlamasını etkiler.

III – DENETİM VERİLERİ         

Denetim sürecinin en önemli kısımlarından birisi denetim verilerini oluşturmaktır. Sağlıklı ve güvenilir verilerin bulunması denetimin sonucunu etkilemektedir. Denetim alanlarında iyi veriler olmadan denetim yapmak mümkün değildir.  Kasa denetiminin verileri aşağıda sayacağımız belgelerden elde edilmesi mümkündür. Bu veri kaynaklarını işletmenin yapısına göre azaltmak veya artırmak mümkündür. Bunları şöyle sıralayabiliriz..

-          Kasa hesabı muavin defter dökümü,

-          Banka hesabı muavin defter dökümü,

-          Keşide edilen çek koçanları,

-          Verilen Çekler ve Ödeme Emirleri hesabı muavin defter dökümü,

-          Alıcılar ve Satıcılar hesabı muavin defter dökümü ,

-          Alınan banka çekleri ve çek alım bordoları,

-          Alınan Banka Çekleri hesabı muavin defter dökümü,

-          Banka Kredileri hesabı muavin defter dökümü,

-          Banka onaylı kredi ekstreleri,

-          Kasa hesabı bakiyesini azaltan ve artıran belgeler ve muhasebe fişleri,

-          İşletmenin ortaklık yapısı ile genel ve yönetim kurulu tutanakları,

-          İşletmenin iştirakleri, bağlı ortaklıkları ve bunların sermaye yapıları,

IV – DENETİM ALANLARI

Kasa hesabının denetim alanı oldukça geniştir. Bu denetim alanlarında çalışma yaparken bunlardan birinde inceleme yapmadan tam ve doğru sonuca ulaşmak mümkün değildir. Şunu unutmayalım ki sadace kasa hesabının borç ve alacak işlemlerini incelemek kasa hesabını incelemek anlamına gelmez. Bu denetim alanlarını sıralamak gerekirse şöyle bir sıralama yapmanın doğru olacağı düşüncesindeyim.

-          Kasa hesabı borç ve alacak işlemleri,

-          Ödenmemiş Sermaye hesabı borç ve alacak işlemleri,

-          Mevcutlarda artış ve azalış işlemleri,

-          Borçlarda artış ve azalış işlemleri,

-          Alacaklarda artış azalış işlemleri,

-          Kredilerde artış ve azalış işlemleri,

-          Keşide edilen çeklerde artış ve azalış işlemleri,

-          Alınan banka çeklerinde artış ve azalış işlemleri,

-          Banka hesabına borç ve alacak işlemleri,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken işletme harcamaları,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken ortakların harcamaları,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken ortakların alacaklarında artış,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken ortakların borçlarında artış,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken ortakların öbür yatırımları,

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederken ortakların mevduatlarında artış,

V – UYGUNLUK DENETİMİ

Kasa hesabının uygunluk denetiminde yapılması gerekir. Kasa hesabının diğer hesaplarla bir şekilde ilişkisi olduğundan dolayı mali tabloların doğru olması için kasa hesabının uygunluk denetiminin yapılması gerekir. Yapılacak uygunluk denetiminde uygulacak yolu aşağıda maddeler halinde sıraladığımız gibi olmasında yarar vardır.

a)      Kasa Hesabına Borç İşlemler

 

-          Kasa hesabına borç işlemlerinin ilgili hesaplarla uygunluğu,

-          Nakit girişi yaratan işlemlerin dayanak belgelerine uygunluğu,

-          Nakit girişi yaratan işlemlerin karşı işletme kayıtlarına uygunluğu,

-          Kasa hesabı borç işlemlerinin matematik işleme uygunluğu,

-          Efektif girişinin kur karşılığı tutarı ile kayda geçilen tutarın uygunluğu,

-          Efektif  kur artışının Kambiyo Karları hesabına kayıtlanan tutarla uygunluğu,

-          Dövizli Mevduat hesabından efektif çekişlerin kasa borç işlemlerine uygunluğu,

b) Kasa Hesabına Alacak İşlemleri

-          Kasa hesabı alacak işlemlerinin ilgili hesaplara uygunluğu,

-          Nakit çıkışı yaratan işlemlerin dayanak belgelerine uygunluğu,

-          Nakit çıkışı yaratan işlemlerin karşı işletme kayıtlarına uygunluğu,

-          Kasa hesabı alacak işlemlerin matematik işleme uygunluğu,

-          Efektif çıkışının kur karşılığı tutarı ile kayda geçilen tutarın uygunluğu,

-          Efektif  kur azalışının Kambiyo Zararları hesabına kayıtlanan tutarla uygunluğu,

-          Dövizli mevduat hesabına efektif yatışların kasa alacak işlemlerine uygunluğu,

VI – DENETİMİN SONUÇLARI

İç kontrol sisteminin kontrolü ile başlayan kasa hesabının denetimi gerekli denetim verilerinin oluşturularak çeşitli sonuçları karşımıza çıkarmaktadır.

-          Tahsilat işlemi, sermaye ödemesi için ortaklardan fiktif tahsilat yapılmıştır.

-          Tahsilat tutarı özgün belge tutarından farklıdır.

-          Tahsilat işlemi, karşıt hesap işlemleriyle uyumlu değildir.

-          Tahsilat işlemi, işletmenin ticari faaliyetine dayanmamaktadır

-          Tahsilat işlemi, fiktif işlemlere kaynaklık etmektedir.

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederek kayıt dışı ödemeler yapılmıştır.

-          Kasa hesabı yüksek bakiyede seyrederek ortaklara nakit kullandırılmıştır.

-          K asa hesabı yüksek bakiyede seyrederek kayıt dışı gelir sağlanmıştır.

-          Tediye ve tahsil işlemleri imzasızdır veya ilgisiz kişilerce imzalanmıştır.

-          Kasa eksiği üzerinden uzun zaman geçmesine rağmen nedeni araştırılmamıştır.

-          Tediye yapay nedenlerle kasadan çekilip zimmete geçilen tutardır

Yukarıda saydığımız bu sonuçların çıkması kasa hesabının her türlü hileye marız kaldığının göstergesidir. Yukarıdaki bulguların tam tersinin olması ve yapılacak uygunluk denetimininde sonuçları değerlendirilerek kasa hesabı konusunda bir yargıya varılır.

VII – SONUÇ

Kasa hesabının denetimi sonucunda kasa hesabının mali tablolara doğru olarak aktarıldığı sonucunu çıkarırsak, kanımızca diğer hesaplarında belli ölçüde en azından nakit boyutuyla güvenilir olduğunu söyleyebiliriz. Fakat bunun tam tersi mali tablolardaki kasa hesabunun doğru değerleri yansıtmadığı sonucuna ulaşırsak, bu işletmenin iyi bir iç kontral sisteminin olmadığı, diğer mali tablo hesaplarının da güvenirliğinin yitirdiği sonucu ortaya çıkar.

İrfan GÜMRAH

Serbest Muhasebeci Mali Müşavir