Makaleler

ERP Sistemleri

I. Giriş

Bu makale mesleki tecrübesi on beş yılın altında olan meslek mensuplarına ithafen yazılmıştır.

Klasik söylemler vardır; “Dünya globalleşiyor, teknoloji çağında yaşıyoruz, sosyal medya artık hayatımızın bir parçası oldu” gibi. Bu yazıya böyle klasik söylemlerle başlamayacağız. Ancak şunu söylemek gerekir: Yaşadığımız çağ “değişim çağıdır ve bu değişim dünya tarihin de görülmemiş hıza ulaşmıştır. Tabi değişim sürecinden tüm mesleklerde olduğu gibi mali müşavirlikte hak ettiği payı fazlası ile almaktadır.

Bu makalemizde ERP nedir, ERP sistemlerinin gelişimi, avantajları ve dezavantajları, Dünya ve Türkiye pazarındaki yeri ve ERP sistemlerinin mali müşavirlik mesleğine etkileri konularına değinilecektir.

II. ERP Nedir?

İngilizce ismi “Enterprise Resource Planning” olup kısaltması ERP’dir. Türkçe karşılığı ise, Kurumsal Kaynak Planlamasıdır. İşletmenin tüm kaynaklarının birleştirip, en iyi verimi almak için kurulmuş bütünleşmiş sistemlere denilmektedir. İşletme bünyesinde bulunan departmanlar arasında kullanılan farklı sistemler, hem genel sistemi hantallaştırmakta hem de bilgiye ulaşımı pahalı ve zahmetli hale getirmektedir. ERP sistemleri işletmelerdeki departmanlar arası entegrasyonu sağlayarak, bilgiye en doğru ve en hızlı şekilde ulaşılmasını sağlamaktır. Bu sistem ile bir holdingin idaresi dahi tek noktadan yapılabilmektedir.

ERP sistemleri, tedarik zinciri, yönetimi, stok yönetimi, üretim yönetimi, müşteri ilişkileri yönetimi, finansal muhasebe, maliyet ve yönetim muhasebesi, insan kaynakları yönetimi ve bunlar gibi diğer veri tabanlı yönetim faaliyetlerini birbirlerine entegre etmekte ve bu faaliyetleri otomatikleştirmektedir. Diğer bir deyişle, ERP işletme içi entegrasyonu sağlayarak iş süreçlerini iyileştirmekte ve böylece de yenilikçi bir iş stratejisi olarak ortaya çıkmaktadır. Bu nedenden dolayı diğer klasik sistemlerin tersine, daha ekonomik, daha hızlı ve daha doğru bilgiyi en kısa zamanda kullanıcıların istemine sunmaktadır.

III. ERP Sistemlerinin Gelişimi, Avantajları Ve Dezavantajları, Dünya ve Türkiye Pazarındaki Yeri

ERP sistemleri 1990 yıllarının başlarında, kurumlara yönelik bir çözüm aracı olan Malzeme İhtiyaç Planlamanın (MRP) ihtiyaçları yeterli ölçüde karşılanmaması sonucunda ortaya çıkmıştır. Gelişim sürecinde gelinen nokta ile ERP çözümleri, orta ve büyük ölçekli kurumlar başta olmak üzere, üretim ve ticaret sektöründeki kurumların geri planda yer alan sipariş yönetimi, finansal muhasebe, stok kontrol, depolama ve dağıtım, aktif kaynaklar yönetimi, insan kaynakları gibi bölümleri ile ön planda yer alan satış ve pazarlama, elektronik ticaret ve tedarik sistemlerinin bir arada fonksiyonel organizasyonunu sağlamıştır.

a) Avantajları

ERP sistemlerinin temel avantajı, işletmenin tüm departman ve fonksiyonlarını tek bir sistem içinde birleştirerek, karar mekanizmasının daha doğru ve daha hızlı bir şekilde karar almasını sağlamaktadır. İhtiyaç ve beklentileri birbirinden farklı olan çok sayıda bölümün aynı sistem içinde bir araya getirilmesi ve aynı veri tabanını kullanılmasını sağlamaktadır. ERP sistemlerinin kusursuz en önemli artılarından biride modüler yapı da olmasıdır.

• Birçok probleme karşı hazır çözümler,

• İşletme fonksiyonlarının bütününün entegrasyonu,

• Kişilere bağımlılığın ortadan kalkması,

• Kurum içi bilgi paylaşımının kolaylığı,

• Müşteri ve tedarikçi ilişkilerinde kolaylık,

• Yeni teknolojilere otomatik adaptasyon sağlanması,

• Test edilmiş bilgilerin/uygulamaların işletmeye transferi,

• Satın alma, envanter yönetimi, maliyetleme arasında sistem oluşturulması,

• İşletmenin tüm operasyonun her alanı ile ilgili veri toplaması ve her işlemin kronolojik tarihini oluşturması.

b) Dezavantajları

ERP sistemleri işletmeler için maliyetli bir projedir. Özellikle ERP sistemine geçişlerde işletme personelleri direnç oluşturabilir. ERP sistemlerini kullanacak personele yeterli düzeyde eğitim verilmemesi projenin başarısını doğrudan etkilemektedir. Şu unutulmamalıdır ki: “ERP sistemlerinin başarısı kadar başarısızlıkları da ünlüdür.”

• Başarı işgücünün niteliği ve tecrübesine bağlıdır.

• İşe yeni alınan çalışan iş konusu ile mevcut ERP sistemi arasında bütünlük sağlayamayabilir.

• Bazı sistemlerdeki kişiselleştirmeler, ERP sisteminin yapısını değiştirebilir, ancak çoğu sistem genelde buna izin vermez.

• ERP sistemi tarafından önerilen, sanayi standardındaki bir yeniden mühendislik işlemi, şirketin rekabet gücü avantajının kaybına yol açabilir.

• ERP sistemi oluşturmak çok pahalı olabilir.

• ERP sistemleri genellikle özel iş akışları ve iş alanlarına adapte edilmesi zor sistemlerdir, bu da şirketlerin çeşitli kayıplarının ana kaynağıdır.

• Sistemi verimsiz ya da iyi kullanamayan bir departman ya da kullanıcı, diğer departmanları veya kullanıcıları da olumsuz şekilde etkileyebilir.

• Departmanlar arasındaki hassas iç bilgilerin paylaşılması zorluğu nedeniyle, yazılımın verimliliği azalabilir.

c) Dünya’da ve Türkiye’de ERP Pazarı

Dünya çapında ERP sistemleri pazarının hacmi 25 milyar $ civarındadır. Pazardan en büyük payı 1972 yılında Almanya’da beş eski IBM çalışanı tarafından kurulan SAP ("Systems Analysis and Program Development") almaktadır. Sırayla Oracle, Sage, Infor, Microsoft ve Kronos gelmektedir.

Türkiye’de ERP sistemlerinin pazar hacmi ise 100 milyon $ üzerindedir. Pazar payı sıralamasında SAP, ORACLE, LOGO, NETSİS ve diğer markalar gelmektedir.

Yine Dünya’nın önde gelen birçok firması ERP sistemlerini kullanmaktadır. Temel amaçları, büyüklükleri küresel çapta olan firmalarının kontrollünü ve yönetimini daha kolay ve daha hızlı yapabilmektir.

d) ERP sistemlerinde vaat çok tatmin az mıdır?

ERP projelerine, doğru bir danışman şirket, doğru bir yaklaşım ve iyi bir ekip ile yola çıkmak ve işe başlamak çok önemlidir. Aksi halde aylarca harcanan emek, yoğun bir mesai ve yüksek bir maliyet sonucunda risk olarak karşınızda büyük bir yıkım bulabilirsiniz.

Başarılı bir proje sonucunda kullanıma geçilen ERP sistemin de onlarca insan tarafından günlerce emek verilerek hazırlanan bir rapor, kısa bir sürede hazırlanabilmektedir. ERP sistemleri mekân ve zaman kavramlarını ortadan kaldırmakta ve dünyanın her hangi bir yerinde sisteminizdeki istediğiniz bilgiye veya rapora çok kısa bir sürede ulaşabilmenizi sağlamaktadır.

ERP sistemleri için “vaat çok tatmin az” eleştirisi, sizin ERP sistemlerine yaklaşımınız ile doğrudan orantılıdır. Doğru bir yaklaşım ile yola çıkarak başarılı olduğunuz bir ERP projesi soncunda, sistemi kullandıkça ne kadar doğru bir karar verdiğiniz sonucuna ulaşacaksınızdır.

IV. ERP Sistemlerinin Mali Müşavirlik Mesleğine Etkileri

Muhasebe için beyan etmek, bildirimde bulunmak, kayıt girmek geçici kavramlardır. Muhasebe tüm bu kavramların üstünde ve ötesindedir. Muhasebe; analiz, yorum ve strateji bilimidir. Mali müşavirlerin görevi ise bu misyonu üstlenmektir.

İşte tam bu noktada ERP sistemleri mali müşavirlerin en büyük yardımcısıdır. ERP sistemlerinde muhasebe ile ilgili tüm kayıt ve bilgiler ilgili bölümler tarafından girilmekte ve tüm bu veriler muhasebeye aktarılmaktadır. Bundan sonra mali müşavirin görevi bu veriler sonucunda yorum ve analiz yaparak şirketin durumu ve geleceği hakkında rapor oluşturmak ve yönetime sunmaktır.

ERP sistemleri, muhasebe ve mali müşavirlik mesleğinin gelişimini pozitif yönde doğrudan etkilemekte ve hantallaşmış klasik sistemlerinin aksine daha hızlı ve daha güvenli bilgiye ulaşımı zahmetsiz hale getirmektedir. Angaryaların kölesi haline gelen mesleğimizi hak ettiği yere taşıyan önemli kaldıraçlardan bir tanesidir.

V. Sonuç

Dünyanın her yerinde Maliye Bakanlıklarının temel amacı adaletli bir vergi sistemi oluşturarak, kişilerin gelir düzeyine göre adil bir şekilde vergi toplamaktır. Maliyenin vergi toplamak amacının dışına çıkarak, muhasebeye yön vermek ve kontrol altına almak istemi, muhasebe üzerinde baskı kurmakta ve muhasebe bilimin gelişmesini kısır bir döngüye dönüştürmektedir. Bu uygulama sonucunda toplum ve meslek mensupları arasında muhasebe sadece mali idarenin istemiş olduğu beyanları yapmak için bir araç olarak düşünülmektedir. Hâlbuki daha öncede bahsettiğimiz gibi muhasebe; analiz, yorum ve strateji bilimdir. Bu noktada en büyük yardımcısı ise ERP sistemleridir.

ERP sitemleri meslek mensuplarını kayıt girmek ve beyanname hazırlamak gibi klasik uygulamalarının dışarısına iterek, esas görevleri olan kontrol, analiz, yorum ve strateji geliştirmelerinin önü açmaktadır.

Yine günümüz rekabet koşulları göz önüne alındığında kurumsallaşma ve iç denetim için ERP sistemleri bulunmaz bir argümandır.

SMMM İsmail TEKBAŞ